O conceito de Inbox Zero, Caixa de Entrada Zerada, implica em processar o item assim que você se depare com ele. Nunca acumule coisas nas suas Caixas de Entrada.
Caixa de Entrada é muito associada a Email. Mas sua caixa de correspondência também é uma Caixa de Entrada. Assim como esse canto da sua mesa onde papéis se acumulam. O iMessage, twitter, facebook, facegroup, … Tudo isso são itens a serem processados.
Talvez essa seja a melhor definição de Caixa de Entrada. Itens que precisam ser processados.
Via de regra, temos muitas Caixas de Entrada. Como menos é mais, reduzir esse número é sempre uma boa pedida.
Para exemplificar, vamos focar no Email.
Você não pode viver processando as suas Caixas de Entrada, é preciso produzir. Por isso, leia o seu email de tempo em tempo. Não o deixe aberto para dividir a sua atenção.
Quando chegar a hora de você ler o seu Email, o Inbox Zero não reza que você precisa responder o Email na hora. Você só precisa processar.
Se for demorar menos do que 3-4 minutos, responda logo.
Se for uma informação para ser “arquivada”, arquive. No meu caso, isso significa encaminhar para o Evernote.
Se for uma tarefa que precisa ser executada, encaminhe para seu sistema de Gerenciamento de Tarefas. Pode ser o OmniFocus, Things, ToDo, 2Do… Até mesmo o Evernote ou etiquetas de email servem.
Quando é uma resposta mais elaborada, eu encaminho para o OmniFocus e coloco a etiqueta “a responder”.
Assim minha Caixa de Entrada fica sempre zerada.
